Come Eliminare Mail Duplicate Outlook in Pochi Passaggi
Hai problemi con le mail duplicate in Outlook 2021/2019/2016 o in una versione precedente? Allora sei nel posto giusto. In questo blog ti mostreremo come eliminare mail duplicate Outlook 2021/2019/2016 e nelle versioni precedenti. Tratteremo anche le possibili cause della presenza di e-mail doppie in Outlook.
La posta elettronica è fondamentale in ogni organizzazione, poiché la maggior parte delle comunicazioni avviene tramite essa. Per questo motivo, Microsoft Outlook è tra i client di posta elettronica più utilizzati. È molto popolare grazie alle sue funzionalità avanzate che consentono una gestione efficiente delle mail. Tuttavia, come per qualsiasi altra casella di posta, anche gli utenti di Outlook devono affrontare il problema delle e-mail duplicate.
Il numero di e-mail nelle nostre caselle di posta aumenta ogni giorno. Inoltre, la gestione delle mail diventa un’attività noiosa, specialmente in presenza di duplicati. Ciò ostacola anche il flusso di lavoro degli utenti in vari modi, ad esempio causando problemi di spazio di archiviazione e rallentando le prestazioni di Outlook.
Tutte queste ragioni inducono gli utenti a riflettere attentamente su come gestire questi duplicati in Outlook. Per semplificare questa operazione, vengono illustrati vari metodi per rimuovere duplicati Outlook nelle versioni 2021, 2019, 2016, 2013 e successive.
Quali sono le possibili cause dei duplicati in Outlook?
Prima di passare alla soluzione per scoprire come eliminare duplicati mail Outlook, è opportuno esaminare le ragioni alla base dei messaggi duplicati.
- Errore nelle regole di Outlook: potrebbero essere state configurate regole errate. Ciò può portare alla duplicazione dei dati nella casella di posta di Outlook.
- Intervalli di invio/ricezione troppo brevi: se la frequenza di aggiornamento della posta in arrivo è impostata su un intervallo troppo breve, i componenti della posta elettronica e della casella di posta non si sincronizzeranno correttamente. Anche questo può causare la duplicazione dei dati.
- Impostazioni dell’account errate: se hai configurato lo stesso account di posta elettronica più volte, i dati in arrivo verranno sincronizzati ripetutamente. Anche questo può portare alla presenza di mail duplicate in Outlook nella casella di posta.
- Configurazione errata della casella di posta: è possibile che la casella di posta sia stata configurata in modo errato durante la creazione dell’account. Di conseguenza, potresti ricevere ripetutamente gli stessi messaggi mail, voci del calendario e contatti.
- A causa dei programmi antivirus: in alcuni casi, anche un programma antivirus installato sul sistema può interferire con il processo di invio/ricezione di Outlook.
Guarda il video: Come Eliminare Mail Duplicate Outlook
Come Eliminare Mail Duplicate Outlook
Esistono diversi modi per eliminare mail doppie Outlook 2016. È possibile scegliere tra questi a seconda della causa della duplicazione:
- Controlla le impostazioni dell’account
- Outlook 2016 tramite Importa/Esporta
- Utilizzo dello strumento di pulizia di Outlook
Vediamo ora la spiegazione di queste soluzioni.
Metodo 1: Controllare impostazioni dell’account per rimuovere duplicati Outlook
È possibile che il file PST sia stato eseguito più volte durante il processo di configurazione di Outlook. In questo caso, Outlook aggiungerà più account che utilizzano lo stesso file PST, causando la creazione di duplicati.
Si prega di verificare questo aspetto e procedere come segue:
- Apri MS Outlook e vai su File → Informazioni → Impostazioni account
- Si aprirà una finestra con le impostazioni account.
- Passa alla scheda Posta elettronica e cerca il nome dell’account che hai configurato in Outlook. Se compare più volte, basta rimuoverlo.
- Per farlo, posiziona il cursore sull’account di posta elettronica e fai clic sul pulsante Rimuovi in alto.
- Quindi fai clic sul pulsante Chiudi.
Metodo 2: Eliminare Mail Duplicate Outlook tramite importazione/esportazione
È inoltre possibile eliminare mail doppie Outlook utilizzando la funzione Importa/Esporta in Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 e 2021. Segui i passaggi riportati di seguito:
- Apri Microsoft Outlook e vai su File → Apri ed esporta → Importa/Esporta
- Nella finestra della procedura guidata di importazione ed esportazione, seleziona l’opzione Importa da un altro programma o file e fai clic sul pulsante Avanti.
- Ora, durante l’importazione di un file, seleziona “File di dati di Outlook (.pst)” e fai clic sul pulsante Avanti.
- Nella finestra Importa file di dati di Outlook, individua il file PST e seleziona l’opzione Non importare i duplicati, quindi fai clic sul pulsante “Avanti”.
- Infine, seleziona File di dati di Outlook per esportare tutti i dati, quindi fai clic su Fine.
Metodo 3: prova a utilizzare lo strumento di pulizia di Outlook per eliminare mail duplicate Outlook
Microsoft Outlook dispone di uno strumento di pulizia che consente di eliminare mail doppie Outlook. Segui questi passaggi per utilizzarlo correttamente:
- Per prima cosa, apri l’applicazione MS Outlook.
- Quindi, fai clic sullo strumento Pulizia nella barra multifunzione ed espandi tutte le opzioni.
- Una volta espanse, vengono visualizzate tre opzioni, ad esempio: Pulisci conversazione, Pulisci cartella e Pulisci cartella e sottocartelle.
- Qui devi selezionare l’opzione Pulisci cartella e sottocartelle.
- Verrà ora visualizzata una finestra di dialogo per la pulizia delle cartelle, in cui ti verrà chiesto se desideri continuare o annullare il processo di pulizia. Fai semplicemente clic sull’opzione Pulisci cartella.
- Successivamente, fare clic sull’opzione Impostazioni per inserire manualmente il percorso della cartella Elementi eliminati.
- Facendo clic su Impostazioni si apre una finestra con le opzioni di Outlook. Fare clic sul pulsante Sfoglia e aggiungere un file PST.
- Verrà ora visualizzata la finestra a comparsa Seleziona cartella. Selezionare Elementi eliminati → OK.
- Infine, fare clic sull’opzione Pulisci cartella per far sì che Outlook elimina mail duplicate dalla Posta in arrivo.
Errore Durante Manuale Eliminare Mail Doppie Outlook
Tutte le soluzioni manuali descritte sopra sono utili solo se si dispone di un file PST di piccole dimensioni contenente solo poche centinaia di email. Tuttavia, se in Outlook è presente un numero elevato di email, l’utilizzo di soluzioni manuali può comportare le seguenti limitazioni.
Non è possibile determinare il numero esatto di eliminare duplicati mail Outlook . Pertanto, la ricerca manuale e la rimozione più email in Outlook non rappresentano un’opzione praticabile.
Lo strumento di pulizia genera messaggi di errore del tipo Nessun messaggio è stato eliminato. Solo i messaggi che corrispondono alle impostazioni di pulizia verranno spostati nel cestino. Ciò si verifica durante il processo di rimuovere duplicati Outlook.
Rimuovere in modo professionale mail duplicate da MS Outlook
Se un utente è alla ricerca di una soluzione semplice o desidera evitare i limiti delle soluzioni manuali, dovrebbe optare per una soluzione professionale. FreeViewer strumento per la rimozione di email duplicate in Outlook, è proprio una di queste applicazioni che consente di eliminare mail duplicate Outlook.
Il software è stato sviluppato tenendo conto di tutte le esigenze degli utenti. Consente di individuare e rimuovere duplicati Outlook in base alla corrispondenza di attributi specifici, quali Oggetto, A, CC, Da, ecc. Inoltre, gli utenti possono selezionare più file PST tramite l’opzione Aggiungi cartella per eliminare mail doppie Outlook. Può essere considerata una soluzione completa in grado di soddisfare tutte le esigenze di base degli utenti.
Come Eliminare Mail Duplicate Outlook utilizzando uno Strumento Professionale?
- Scarica e installa Outlook per eliminare le email duplicate dal tuo computer locale.
- Carica i file PST cliccando sul pulsante Aggiungi file o Aggiungi cartella.
- Scegli tra due opzioni per l’eliminazione dei duplicati: all’interno di una cartella o tra cartelle diverse.
- Fai clic su Modifica per selezionare la posizione in cui salvare il file PST risultante.
- Seleziona gli elementi di dati, come e-mail, contatti, calendari, diari, attività e note, per rimuovere duplicati Outlook.
- Ora seleziona l’opzione Specifica criteri di duplicazione per indicare le proprietà o i campi in base ai quali rimuovere i duplicati.
- Fai clic sul pulsante OK per rimuovere i duplicati da Outlook.
Conclusione
Gestire le mail duplicate è una delle attività più impegnative per gli utenti. Per semplificare questa operazione, sono stati illustrati in precedenza vari metodi per eliminare le mail doppie dal file PST di Outlook. Questo blog illustra tutte le soluzioni manuali e professionali a disposizione degli utenti per eliminare mail duplicate Outlook. Gli utenti possono scegliere tra queste opzioni in base alle proprie esigenze.
Domande frequenti su Come Eliminare Mail Duplicate Outlook
Domanda 1: Outlook 2016 può eliminare automaticamente più email?
Per eliminare mail doppie Outlook 2016 e in altre versioni, è possibile eseguire lo strumento Pulizia della Posta in arrivo oppure utilizzare uno strumento di terze parti.
Domanda 2: È possibile eliminare le e-mail con lo stesso oggetto in Outlook?
Sì, grazie alla funzione di eliminare duplicati mail Outlook, è possibile eliminare le e-mail duplicate con lo stesso oggetto e con molti campi diversi.
Domanda 3: Perché nella mia casella di posta ci sono e-mail duplicate?
Ci sono diverse ragioni:
- Le regole non sono configurate correttamente.
- A causa dell’antivirus
- Intervallo breve tra l’invio e la ricezione
- Configurazione errata dell’account, ecc.
Domanda 4: Perché è importante rimuovere duplicati Outlook?
- Problemi di memoria
- Si crea confusione
- La gestione delle e-mail diventa difficile
- Rallentamento delle prestazioni di Outlook